Melding van een misstand? Een goed onderzoeksprotocol is essentieel

De werkgever moet bij een vermoeden van een misstand relevante feiten en omstandigheden goed in kaart brengen en mag geen misstappen maken. Grote belangen staan op het spel en langslepende juridische procedures liggen op de loer, vaak met de nodige media-aandacht en onrust op de werkvloer. Een onderzoeksprotocol dat voldoet aan de wet en de door de rechter gestelde eisen – zoals zorgvuldigheid en kwaliteit – is onontbeerlijk.

Adequaat integriteitsbeleid over misstanden begint bij het implementeren en vervolgens op alle niveaus uitdragen en naleven van interne regelgeving, zoals een gedragscode en een klokkenluidersregeling. Maar daarmee ben je er nog niet. Bij een concreet vermoeden van een misstand – en dat is meer dan een onderbuikgevoel dat iets niet in de haak is, er moet sprake zijn van een melding of een gerechtvaardigd belang om tot onderzoek over te gaan – moet uiterst zorgvuldig worden gehandeld.

We richten ons in dit artikel op een intern onderzoeksproces. Hoe richt je als organisatie een intern onderzoeksproces adequaat in? Uit jurisprudentie blijkt dat de beschikbaarheid van een onderzoeksprotocol bijzonder helpend is. Een onderzoeksprotocol beschrijft de procedure van het naar aanleiding van een melding van een vermoeden van een integriteitsschending, een misstand of ongewenst gedrag uit te voeren onderzoek.

Onderzoeksprotocol

Een onderzoek is vaak ingrijpend voor betrokkenen. Op basis van een onderzoeksprotocol kan een general counsel het onderzoek zorgvuldig laten uitvoeren. Niet alle mogelijke onderzoekssituaties en onderzoekshandelingen kunnen (tot in detail) in het protocol worden benoemd en beschreven. Een protocol moet ook voldoende manoeuvreerruimte bieden, zodat rekening kan worden gehouden met de (bijzondere) omstandigheden van het geval.

Verslaglegging en omschrijving van vermoeden

Verslaglegging is essentieel in de onderzoeksfase. De schriftelijke vastlegging en omschrijving van een (mondelinge) melding of het vermoeden van een integriteitsschending is noodzakelijk. Waar bestaat precies het vermoeden uit? Het kan zijn dat dit vermoeden nog niet onmiddellijk duidelijk is of dat het vermoeden onvoldoende aanknopingspunten biedt om daadwerkelijk een onderzoek te starten. Een kort vooronderzoek ligt dan voor de hand.

Opleggen ordemaatregel

Om rust en orde in de werksituatie te bevorderen of om te voorkomen dat bewijsmateriaal verdwijnt – beide redenen kwalificeren volgens jurisprudentie als redelijke gronden – kan het noodzakelijk zijn een of meer betrokkenen hangende het onderzoek op non actief te stellen. Wees transparant over de reden en duur van deze maatregel en de eventuele verleningsmogelijkheid.

Inhoud onderzoek

De belangrijkste onderdelen zijn de (tijdens het onderzoek mogelijk uit te breiden) onderzoeksopdracht, de onderzoeksmethoden (het horen van getuigen of derden, het raadplegen van documenten en systemen et cetera) en de verslaglegging. Bij de onderzoeksmethoden staan de principes van subsidiariteit en proportionaliteit centraal: staat het middel (de onderzoeksmethode) in verhouding tot het beoogde doel en wat is het minst zware middel om dat te bereiken? Het is verstandig om de onderzoeksmethoden via bijlages bij het onderzoeksprotocol nader toe te lichten. Wat houdt bijvoorbeeld een onderzoek naar gebruik van communicatiemiddelen, een werkplekonderzoek of een observatie in? Hierin kan ook worden geregeld van wie toestemming nodig is, wie (achteraf) moeten worden geïnformeerd, hoelang onderzoeksresultaten bewaard blijven en hoe eisen voortvloeiend uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) worden geborgd.

Hoor en wederhoor

De vermeende ‘dader’ heeft altijd recht op wederhoor. Ook hiervan wordt een gespreksverslag opgesteld. Adequate vastlegging is belangrijk, maar ook privacy van betrokkene(n). In een onderzoeksrapport moeten bijvoorbeeld niet alleen namen van geïnterviewde medewerkers worden geanonimiseerd. Het kan ook noodzakelijk zijn om andere informatie te verwijderen waaruit een lezer zou kunnen afleiden wie de melder is geweest of wie belastende verklaringen heeft afgelegd.

Verslaglegging en afhandeling

Hoewel het wel verstandig is om de feiten objectief vast te leggen, is het opstellen van een feitenrapport niet noodzakelijk. Waar het om gaat is dat het onderzoek volgens het onderzoeksprotocol heeft plaatsgevonden.

Slotopmerkingen

Bij mogelijkemisstanden reageren werkgevers (leidinggevenden en medewerkers) nogal eens primair, gefocust op de mogelijke misstand of de melder, waarbij de vermeende ‘dader’ in de kou komt te staan. Door vanaf het moment van de melding zorgvuldig de juiste stappen in het onderzoeksprotocol te volgen, kan men de kalmte bewaren, fouten voorkomen, de (verdere) schade beperken en de zorgen voor vereiste (sociale) veiligheid.